Google introduceert 'Help me schedule' in Gmail: Gemini AI stelt automatisch vergadertijden voor op basis van je agenda en e-mailcontext, wat het planningsgedoe drastisch vermindert.
Joël June Bakker
AI strategie expert
In Het Kort
- De essentie: Gmail krijgt een 'Help me schedule' functie die automatisch vergadertijden voorstelt op basis van je agenda en e-mailcontext
- De hoofdrolspelers: Google integreert Gemini AI dieper in Workspace om repetitieve planningstaken weg te nemen
- De échte verschuiving: Van handmatig heen-en-weer mailen naar intelligente automatisering van afspraakplanning
- De strategische take-away: Bedrijven kunnen eindelijk afrekenen met een van de grootste tijdvreters in de moderne werkdag
Wie herkent het niet? Die eindeloze reeks e-mails waarin je probeert een geschikt moment te vinden voor een vergadering. "Maandag past niet, dinsdag heb ik tot 15:00, woensdag..." En zo verder. Google gooit nu Gemini AI in de strijd tegen dit universele kantoorgedoe met een nieuwe functie in Gmail die het plannen van afspraken radicaal vereenvoudigt.
De nieuwe 'Help me schedule' functie werkt verrassend intuïtief. Wanneer Gmail detecteert dat je bezig bent met het plannen van een afspraak in een e-mail, verschijnt er automatisch een knop in de toolbar. Eén klik, en Gemini analyseert zowel je Google Agenda als de context van het gesprek om concrete tijdslots voor te stellen. Deze suggesties worden direct in je antwoord geplaatst, zodat de ontvanger simpelweg kan kiezen wat uitkomt.
Op het eerste gezicht lijkt dit misschien een leuke toevoeging, maar de werkelijke impact gaat veel dieper. Onderzoek toont aan dat kenniswerkers gemiddeld 23% van hun tijd kwijt zijn aan e-mail en administratieve taken. Een aanzienlijk deel daarvan bestaat uit het coördineren van afspraken.
Voor Nederlandse bedrijven, waar efficiëntie en directe communicatie hoog in het vaandel staan, kan deze ontwikkeling een game-changer zijn. Denk aan consultancybureaus die constant met klanten moeten afstemmen, of projectteams die wekelijks hun planning moeten bijstellen. De tijdwinst kan aanzienlijk zijn.
Wat deze functie interessant maakt, is hoe Gemini verschillende databronnen combineert. Het analyseert niet alleen je agenda, maar ook de toon en context van de e-mailconversatie. Gaat het om een formele klantmeeting of een informeel teamoverleg? Die nuance bepaalt mede welke tijdslots worden voorgesteld.
Zodra iemand een tijd kiest, wordt automatisch een agenda-uitnodiging aangemaakt voor alle betrokkenen. Het hele proces - van eerste e-mail tot geplande afspraak - wordt teruggebracht tot enkele klikken.
Natuurlijk roept deze ontwikkeling ook vragen op. Hoe gaat Google om met de gevoelige informatie in je e-mails en agenda? En wat gebeurt er als de AI een verkeerde inschatting maakt van de context?
Bovendien bestaat het risiko dat we nog afhankelijker worden van één technologieleverancier. Bedrijven die zwaar leunen op Google Workspace krijgen steeds meer functionaliteit, maar ook meer vendor lock-in.
Er is ook een culturele component. In Nederland waarderen we directe communicatie. Soms is een kort telefoontje effectiever dan een geautomatiseerd planningsproces. De kunst is om de technologie in te zetten waar het echt meerwaarde biedt, zonder de menselijke factor uit het oog te verliezen.
Voor bedrijven die al in het Google-ecosysteem zitten, is dit een no-brainer. De functie integreert naadloos in bestaande workflows en kan direct productiviteitswinst opleveren. Vooral voor teams die veel externe afspraken hebben - sales, consulting, projectmanagement - kan dit een significante tijdsbesparing betekenen.
Maar ook organisaties die nog twijfelen over AI-integratie kunnen hier lessen uit trekken. Dit is precies hoe AI het meest effectief is: niet als vervanger van menselijke intelligentie, maar als eliminatie van repetitieve, tijdrovende taken.
De echte vraag is niet of deze technologie nuttig is - dat is overduidelijk. De vraag is hoe snel andere leveranciers met vergelijkbare oplossingen komen, en of Google zijn voorsprong kan behouden. Voor nu lijkt Gmail weer een stap voor te zijn op de concurrentie, en dat is goed nieuws voor iedereen die ooit gefrustreerd raakte van het plannen van een simpele vergadering.
